Ta informacja dotyczy kontaktu z WIT przez e-mail i telefon, przygotowania ofert, współpracy z drukarniami oraz realizacji i rozliczania zamówień. Obejmuje dane osób fizycznych prowadzących działalność oraz pracowników, przedstawicieli i osób kontaktowych kontrahentów. Nie jest zgodą na marketing.
Informacja z 13 listopada 2026 r.
Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Radosław Witan, prowadzący działalność pod firmą Przedsiębiorstwo Handlowe WIT Radosław Witan, NIP 5222797421. Adres do korespondencji: ul. Konwaliowa 7/30, 03-194 Warszawa. W sprawach danych osobowych możesz napisać na [email protected] lub zadzwonić pod numer 22 882 44 88.
Jakie dane i skąd otrzymujemy
Przetwarzamy dane przekazane przez Ciebie w wiadomości, rozmowie, zamówieniu lub dokumencie. Mogą to być imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, stanowisko, firma, adres, NIP, informacje o ofercie, zamówieniu i płatności, treść korespondencji oraz niezbędne załączniki.
Jeżeli Twoja firma lub inny uczestnik współpracy wskazał Cię jako osobę kontaktową albo odbiorcę dostawy, dane otrzymujemy od tego podmiotu. W tym przypadku przetwarzamy dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, funkcję oraz informacje potrzebne do powierzonej Ci sprawy. Nie potrzebujemy numeru PESEL, skanu dowodu ani danych o zdrowiu do zwykłej obsługi handlowej.
Cele i podstawy przetwarzania
- Oferta i wykonanie umowy z Tobą: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy działasz jako osoba fizyczna będąca stroną umowy, także jako przedsiębiorca, i pytasz o jej zawarcie lub wykonanie.
- Kontakt z przedstawicielem firmy i prowadzenie spraw: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest odpowiedź na korespondencję, kontakt z kontrahentem i prawidłowa obsługa jego zamówienia.
- Dokumenty sprzedaży i rozliczenia: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wykonanie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.
- Reklamacje i wyjaśnienia: odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, w zakresie wykonania umowy i obowiązków prawnych. Zachowanie niezbędnych dowodów, dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Bezpieczeństwo korespondencji i systemów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem WIT jest ochrona danych, ograniczanie nadużyć, utrzymanie działania systemów i możliwość odtworzenia danych po awarii.
Podanie danych kontaktowych jest dobrowolne, ale bez informacji niezbędnych do konkretnej sprawy możemy nie móc odpowiedzieć, przygotować oferty albo zrealizować i rozliczyć zamówienia. Podanie danych do faktury może wynikać z przepisów. Kontakt handlowy ani zakup nie oznaczają zapisu do newslettera lub zgody na reklamę.
Komu dane mogą być udostępnione
Dane są dostępne osobom upoważnionym w WIT i trafiają tylko do podmiotów potrzebnych do konkretnej sprawy, w odpowiednim zakresie. Mogą to być:
- dostawcy poczty elektronicznej i hostingu, utrzymania systemów, kopii bezpieczeństwa lub niezbędnego wsparcia informatycznego;
- biuro księgowe obsługujące WIT, w zakresie dokumentów i rozliczeń;
- banki, wybrani przewoźnicy i operatorzy pocztowi, jeżeli potrzebują danych do płatności lub dostawy;
- doradcy prawni, podmioty wspierające dochodzenie roszczeń oraz organy publiczne uprawnione do otrzymania danych na podstawie prawa.
Do obsługi handlowej używamy wewnętrznego programu Small Business firmy Symplex. Samo korzystanie z tego programu nie oznacza przekazania bazy klientów jego producentowi. Nie przekazujemy tej bazy do zewnętrznego CRM ani systemu mailingowego tylko z powodu kontaktu lub zakupu.
Podmioty działające w naszym imieniu otrzymują dostęp w zakresie wymaganym do świadczenia usługi, na odpowiedniej podstawie i zgodnie z naszymi poleceniami. Banki, przewoźnicy lub organy mogą działać jako odrębni administratorzy w zakresie swoich usług i obowiązków. W opisanej obsłudze korespondencji i wewnętrznego programu handlowego nie planujemy przekazywania danych do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Gdyby zmiana wykorzystywanych usług wymagała takiego przekazania, przed jego rozpoczęciem wskażemy właściwy mechanizm ochrony i zaktualizujemy informację.
Jak długo przechowujemy dane
Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy lub współpracy. Po jej zakończeniu zachowujemy tylko dane potrzebne do wykonania obowiązków prawnych oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, do upływu właściwego dla nich terminu przedawnienia. Nie stosujemy automatycznie jednego terminu do wszystkich spraw.
Dokumentację podatkową przechowujemy co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Odrębne przepisy, zawieszenie lub przerwanie przedawnienia oraz toczące się postępowanie mogą wpływać na ten okres. Niepotrzebne dane są usuwane albo anonimizowane.
Logi i kopie bezpieczeństwa zachowujemy w zakresie i przez czas potrzebny do ochrony systemów, wyjaśnienia incydentów i odtworzenia danych, z uwzględnieniem cyklu rotacji. Kopie nie służą przywracaniu danych do zwykłego użytku lub marketingu po ustaniu podstawy ich przetwarzania.
Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. W ustawowym zakresie przysługuje także przenoszenie danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody. Usunięcie nie obejmuje dokumentów, które nadal musimy zachować zgodnie z prawem.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wtedy zaprzestaniemy tego przetwarzania, chyba że wykażemy wymagane prawem nadrzędne podstawy lub podstawy związane z roszczeniami. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego możesz wnieść w każdym czasie, bez uzasadniania. Jeżeli odrębna czynność opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Żądanie zgłoś na [email protected] lub na adres korespondencyjny WIT. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca; ustawowe przedłużenie wymaga poinformowania o przyczynie. Możemy proporcjonalnie sprawdzić tożsamość, jeżeli jest to potrzebne do ochrony danych. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Automatyzacja i zakres informacji
W opisanej obsłudze handlowej nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały. Zwykłe zapisanie zamówienia lub wystawienie dokumentu w programie handlowym nie jest taką decyzją.
Ta strona opisuje dane związane z korespondencją i współpracą handlową WIT. Nie zastępuje odrębnych informacji dotyczących innych usług, jeżeli z nich korzystasz. Zmiany celów, odbiorców lub sposobu przetwarzania wymagają odpowiedniego zaktualizowania informacji.